Единственным органом управления ОСМД является общее собрание собственников квартир и нежилых помещений. Только они принимают основные решения для своего дома. Правление — исполнительный орган, призванный исполнять решения общего собрания. Председатель Правления единолично не принимает решения — все решения принимаются протокольно собранием правления. Есть еще ревизионная комиссия, которая выбирается непосредственно из собственников (в отличие от правления,в которое могут входить и не собственники квартир/нежилых помещений в конкретно этом доме). Задача ревизионной — осуществлять проверки деятельности Правления.
Остановимся более подробнее на Правлении.
Обязанности правления:
•подготовка сметы, баланса объединения и годового отчета;
•контроль своевременной оплаты совладельцами ЖКХ и взыскания задолженности в соответствии с законодательством;
•распоряжение средствами ОСМД соответствии с утвержденной сметой;
•подписание договоров о выполнении работ по обслуживанию домов и контроль их выполнения;
•ведение делопроизводства, бухгалтерского учета о деятельности ОСМД;
•организация проведения общего собрания совладельцев;
•назначения письменного опроса совладельцев и образования соответствующей комиссии для его проведения.
Председателем правления ОСМД/управляющим в письменном виде предоставляется собственникам жилых (нежилых) помещений информация о:
•местонахождение председателя правления ОСМД/управляющего;
•адреса и телефоны диспетчерских, аварийных и ремонтных служб,
•сроки и условия заключения (перезаключения) договоров о предоставлении жилищно-коммунальных услуг,
•номер текущего банковского счета для внесения платежей за жилищно-коммунальные услуги и т.д.
Председатель правления ОСМД/управляющий готовит и доводит до сведения владельцев:
•График подготовки объекта к отопительному периоду (не позднее 1 мая);
•Информацию о договорных отношениях с производителями и исполнителями услуги по централизованному отоплению (не позднее чем до 1 августа);
•Паспорт готовности объекта к отопительному периоду.
ВАЖНО!
В соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99г. № 996 все предприятия и организации должны вести бухгалтерский учет НЕПРЕРЫВНО со дня регистрации предприятия до его ликвидации.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета в ОСМД несет ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРАВЛЕНИЯ.
Следует обратить внимание, что вне зависимости от того, наймет ли ОСМД отдельного бухгалтера, или возложит эти обязанности на кого-то из совладельцев, сегодня большинство подотчетных документов принимаются в электронном виде. И это касается не только документов строгой отчётности для контролирующих организаций, но также документооборота для делового общения с поставщиками разнообразных услуг (ремонт, уборка, дезинфекция и др.) и контрагентами (поставщиками, продавцами) расходных материалов, инструментария для обслуживания дома. В перечень таковых документов входят договоры, счета, акты выполненных работ, налоговые накладные. И здесь правлению следует поставить вопрос перед собранием совладельцев дома о приобретении базовой программы электронного документооборота http://ukrzvit.ua/ua/instrukciya-po-rabote-c-medoc, и необходимых программных модулей к ней выпускаемых Укрзвіт, или бухгалтерских программ других компаний, действующих в вашем городе (регионе).
Теперь подробнее о документообороте.
Особенности деятельности ОСМД определяют особенности бухгалтерского учета в них:
•Использование сокращенного плана счетов с некоторыми специфическими счетами.
•Отсутствие ПРОИЗВОДСТВА.
•Отсутствие реализации работ, услуг.
•Учет расчетов с членами объединения КАК ЦЕЛЕВОГО ФИНАНСИРОВАНИЯ, а не как расчетов с дебиторами.
•Использование максимально УПРОЩЕННОЙ ФОРМЫ УЧЕТА — ведение журнала учета хозяйственных операций и отдельных сведений (расчетов с жильцами дома, с поставщиками и т.д.) с составлением в конце отчетного периода шахматной и оборотной ведомостей.
•Баланс ОСМД содержит ограниченное количество статей и в нем отсутствует статья «УСТАВНЫЙ КАПИТАЛ».
•Отчетность ОСМД КАК НЕПРИБЫЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ отличается по составу и объему отчетных форм.
Документооборот
Приказом председателя ОСМД утверждается график документооборота – главбух может разработать такую схему, но утверждает ее все равно Председатель (р. 5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88)
-дата создания или получения от других предприятий
-принятия их в учет
-передача в обработку
-передача в архив
Разработка номенклатуры дел:
-Личные
-с финансовыми документами
-с перепиской
-с приказами и распоряжениями
-с документами временного, в т.ч. длительного (свыше 10 лет) хранения
Порядок работы с документами:
-определить одно или несколько лиц, которые получают и расписывают документы,
-определить время на ознакомление, расписывание и обработку документов (передать бухгалтеру, а он должен обработать в срок от 5-ти до 30-ти дней),
-куда деть отработанный документ
-кто отправляет ответ (если это переписка), куда подшивать копию и следует ли вообще ее делать.
Станислав Драганов
