Одной из основ обеспечения эффективности любого бизнеса является система документооборота. Безбумажный документооборот – система организации работы с документами, когда все операции с ними производятся в электронном виде.
На сегодняшний день современные технологические новшества позволяют организовать безбумажный обмен документами практически на каждом предприятии, однако в связи с несовершенством законодательства на практике электронные документы выступают пока всего лишь дубликатами бумажных документов. Сейчас бумажный документооборот необходим для того, чтобы соблюсти определенные нормы законодательства в различных областях деятельности, в т.ч. и в бухгалтерском учете. Заверенный бумажный документ до сих пор выступает как основное средство удостоверения определенных фактов.
Юридическую достоверность электронному документу обеспечивает электронно-цифровой подпись, которая представляет собой механизм, позволяющий доказать, что автор электронного документа является именно тем лицом, за кого он себя выдает, а также свидетельствует о том, что в процессе пересылки в документе не были произведены изменения.
Преимущества работы с электронными документами:
- Легкость и простота внесения изменений в документ;
- высокая скорость передачи информации и охват единовременно большого количества адресов;
- использование заготовленных шаблонов;
- Возможность размещать в документе кроме текста еще и мультимедийные данные;
- экономия бумаги;
- высокая компактность архивов;
- легкость в поиске и извлечении информации;
- защита документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации;
- полный контроль над документооборотом;
- Значительно меньшие затраты на перестройку документооборота в случае изменения форм отчетности;
- Снижение количества служб, занимающихся работой с документами;
Внедрение безбумажных технологий и электронного документооборота актуально особенно в тех случаях, когда:
• существует территориальная удаленность между субъектами бизнеса;
• в короткие сроки невозможно найти нужный документ;
• бумажный документ утрачен или потерян;
• большие сроки согласования документов;
• большие финансовые расходы на печать, хранение и пересылку и бумажных документов;
Для тех, кто решится использовать такую систему документооборота стоит в первую очередь подумать о том, что данная система должна быть внедрена разово и глобально, хотя и с учетом развития на перспективу.
Для этого вам следует обратиться к компаниям, предлагающим готовые комплексные решения, одно из которых будет подобрано и модифицировано под условия работы вашего предприятия и его внешних контактов.
Автор: Внештатный журналист
