Від правильної організації робочого простору безпосередньо залежить продуктивність праці та зрештою успішність будь-яких починань. Це однаково стосується, наприклад, процесу приготування їжі та функціонування офісу, виробничої сфери та ведення торгівлі.
Зрозуміло, що для вирішення подібного завдання застосовуються різні інструменти та методи. На кухні найважливішу роль відіграють посуд, інвентар та грамотне розташування обладнання. А ось в офісі величезне значення мають канцелярські товари — без них не обходиться діяльність жодного підприємства незалежно від занять.
Без папірця поки що ніяк!
Хтось заперечить: та в епоху розвинених інформаційних технологій та глибокого проникнення мережевих рішень практично у всі сфери життя можна спокійно обійтися без ручок, степлерів, папок та інших нісенітниць. Мовляв, навіщо вони потрібні в епоху безпаперового документообігу: всю діяльність можна вести на комп’ютері — навіть займатися складським та бухгалтерським обліком, укладати договори за допомогою цифрового підпису! А навіщо Айтішникам канцтовари?
Насправді поки що повністю обійтися без офлайнової складової ніяк не виходить. Навіть в IT ручка може стати в нагоді. Наприклад, для розпису у зарплатній відомості. Що ж до офісів компаній, які займаються виробництвом матеріальних активів, оптовою торгівлею, рітейлом, будівництвом, дизайном тощо. канцелярські товари, як і раніше, відіграють важливу роль. І допомагають грамотно організувати робочий простір кожного працівника. Що вже говорити про державні установи, які досі видають численні довідки? Або нотаріаті — паперові документи, незважаючи на наявність усіляких онлайн реєстрів, ніхто поки не скасовував!
Робочий простір як основа для створення комфортних умов праці
Насправді робочий простір кожного співробітника – це його “поле бою”. Не важливо, чим займається людина, шукає нових клієнтів, складає звіти, перевіряє правильність ведення документації, розраховує необхідну для облаштування покрівельного покриття кількість металочерепиці, складає дизайн-проект ремонту приміщення. У будь-якому разі швидкість та правильність виконання поставленого завдання залежать від об’єктивних та суб’єктивних факторів. Звичайно, якщо людина банально не виспалася, у неї болить голова чи погане самопочуття, це кардинально впливає на отриманий результат. Але без правильної, як заведено говорити, “по феншу”, організації робочого простору справа йтиме не так бадьоро, як цього хотілося б кожному керівнику.
Звичайно, величезне значення мають такі моменти, як ергономіка офісного крісла, наявність достатнього для виконання поставлених завдань місця, освітлення. У тісноті, темряві і на поламаному незручному стільці досягти вражаючих результатів навряд чи вдасться. Але й без забезпечення співробітників усіма необхідними канцелярськими товарами ефективність праці залишатиметься дуже низькому рівні.
У будь-якому офісі ніяк не обійтися без:
- ручок та олівців;
- блокноти для нотаток та органайзерів;
- маркерів;
- папір для друку та записів;
- папок та органайзерів для зберігання документації;
- скотча та скоб;
- степлерів та антистеплерів;
- прозорих файлів;
- лінійок;
- клеї та ножиці.
Крім їх наявності, важливо забезпечити виконання головного правила розташування робочих інструментів та документації: всі вони повинні знаходитися на відстані витягнутої руки. В іншому випадку людині доведеться витрачати дорогоцінний робочий час на вчинення непотрібних дій. Наприклад, регулярно вставати за потрібною папкою. Ні – непродуктивним рухам. Так – зосередженості на виконанні своїх обов’язків без відволікання на щось.
Багато залежить також від того, як зберігаються канцелярські товари та документи. Якщо грамотно організувати зонування, то взяти і повернути будь-який предмет на своє місце не важко. І це не забере багато часу. Важливо, щоб робочі інструменти, що використовуються частіше за інших, завжди були в зоні видимості. А коли все необхідне, що називається, під руками, справа справді сперечається!
