От правильной организации рабочего пространства напрямую зависит продуктивность труда и в конечном счете успешность любых начинаний. Это в равной мере касается, например, процесса приготовления пищи и функционирования офиса, производственной сферы и ведения торговли.
Понятное дело, что для решения подобной задачи применяются различные инструменты и методы. На кухне важнейшую роль играют посуда, инвентарь и грамотное расположение оборудования. А вот в офисе огромное значение имеют канцелярские товары — без них не обходится деятельность ни одного предприятия независимо от рода занятий.
Без бумажки пока что никак!
Кто-то возразит: да в эпоху развитых информационных технологий и глубокого проникновения сетевых решений практически во все сферы жизни можно спокойно обойтись без ручек, степлеров, папок и прочей чепухи. Мол, зачем они нужны в эру безбумажного документооборота: всю деятельность можно вести на компьютере — даже заниматься складским и бухгалтерским учетом, заключать договора с помощью цифровой подписи! А зачем Айтишникам канцтовары?
На самом деле покамест полностью обойтись без оффлайновой составляющей никак не получается. Даже в IT ручка может пригодиться. Например, для росписи в зарплатной ведомости. Что же касается офисов компаний, которые занимаются производством материальных активов, оптовой торговлей, ритейлом, строительством, дизайном и т.д. канцелярские товары по-прежнему играют важную роль. И помогают грамотно организовать рабочее пространство каждого сотрудника. Что уже говорить о государственных учреждениях, до сих пор выдающих многочисленные справки? Или нотариате — бумажные документы несмотря на наличие всевозможных онлайн реестров никто пока не отменял!
Рабочее пространство как основа для создания комфортных условий труда
На самом деле рабочее пространство каждого сотрудника — это его “поле боя”. Не важно, чем занимается человек — ищет новых клиентов, составляет отчеты, проверяет правильность ведения документации, рассчитывает необходимое для обустройства кровельного покрытия количество металлочерепицы, составляет дизайн-проект ремонта помещения. В любом случае скорость и правильность выполнения поставленной задачи зависят от объективных и субъективных факторов. Конечно, если человек банально не выспался, у него болит голова или плохое самочувствие, это кардинально влияет на полученный результат. Но без правильной, как принято говорить, “по феншую”, организации рабочего пространства дело будет идти не так бодро, как этого хотелось бы каждому руководителю.
Конечно, огромное значение имеют такие моменты, как эргономика офисного кресла, наличие достаточного для выполнения поставленных задач места, хорошее освещение. В тесноте, темноте и на поломанном неудобном стуле достичь впечатляющих результатов вряд ли получится. Но и без обеспечения сотрудников всеми необходимыми канцелярскими товарами эффективность труда будет оставаться на крайне низком уровне.
В любом офисе никак не обойтись без:
- ручек и карандашей;
- блокнотов для заметок и органайзеров;
- маркеров;
- бумаги для печати и записей;
- папок и органайзеров для хранения документации;
- скотча и скоб;
- степлеров и антистеплеров;
- прозрачных файлов;
- линеек;
- клея и ножниц.
Помимо их наличия важно обеспечить выполнение главного правила расположения рабочих инструментов и документации: все они должны находиться на расстоянии вытянутой руки. В противном случае человеку придется тратить драгоценное рабочее время на совершение бесполезных действий. Например, регулярно вставать за нужной папкой. Нет — непродуктивным движениям. Да — сосредоточенности на выполнении своих обязанностей без отвлечения на что-либо.
Многое также зависит от того, как хранятся канцелярские товары и документы. Если грамотно организовать зонирование, то взять и вернуть любой предмет на свое место не составит труда. И это не отнимет много времени. Важно, чтобы используемые чаще других рабочие инструменты всегда были в зоне видимости. А когда все необходимое, что называется, под руками, дело действительно спорится!
