Так наступает момент, когда выгоднее установить CRM на VDS сервер, где вы платите за ресурсы, а не за количество сотрудников. Главное — вовремя заметить признаки, когда стоит рассмотреть альтернативу подписке, и перенести базу без остановки продаж.
Чем своя CRM отличается от подписки
CRM по подписке — это онлайн-сервис, в который сотрудники заходят через браузер или мобильное приложение, а сама программа и база клиентов работают на серверах разработчика. CRM на собственном сервере — это программа, которую устанавливают на арендованный VDS и открывают в браузере по адресу вашей компании, например crm.вашдомен.ua. Ключевое отличие: в первом случае вы платите за доступ к чужому сервису, а во втором — за мощности, на которых работает ваша собственная система.
Так бизнес получает сразу ряд выгод:
- стоимость зависит от ресурсов сервера, а не от числа пользователей;
- база хранится у вас, и выгрузить ее можно в любой момент;
- поля, этапы сделок и права доступа настраиваются под ваш процесс;
- количество заказов и контактов ограничивает только объем диска;
- условия работы не меняются по решению поставщика.
Главное преимущество подписки — простота. Интеграции с Новой почтой, Prom, Rozetka, Checkbox и мессенджерами подключаются в пару кликов, а обновления и резервные копии делает разработчик, но за каждый модуль, канал или сотрудника приходится платить. Собственный же сервер требует больше внимания: систему нужно установить, вовремя обновлять, настроить бекапы и доступы, а интеграции подключать через API или сервисы автоматизации. Зато вы сами решаете, какую программу использовать, как организовать процессы и сколько людей будет в ней работать.
Когда подписка начинает тормозить бизнес
Пока в команде 1-3 человека, облачная CRM позволяет быстро начать работу и недорого вести клиентскую базу. Трудности появляются, когда начинают расти штат, объем заказов и каналов или сложность процессов.
Так постепенно появляется ряд признаков, когда уже следует переходить на CRM на виртуальном сервере:
- каждый новый сотрудник заметно увеличивает ежемесячный счет;
- приходится больше платить за мессенджеры, отчеты или автоматизацию;
- вы регулярно доплачиваете за превышение лимита заказов;
- ваш процесс не укладывается в стандартную воронку;
- доступ к API есть только в старшем тарифе;
- вам важно самим контролировать клиентскую базу.
В такие моменты достаточно посчитать расходы на год вперед, учитывая будущий рост команды и новые инструменты. Затем сравните их со стоимостью VDS, а если в команде будут работать десятки сотрудников — ориентируйтесь на выделенный сервер, при аренде которого все ресурсы принадлежат только вашему бизнесу. Если даже с учетом времени на установку и обслуживание своя CRM выходит дешевле, имеет смысл начинать переезд.
Как перейти на свою CRM без остановки продаж
Переезд лучше проводить постепенно, не отключая текущий сервис. Выгрузите клиентов и сделки из нынешней CRM в CSV или Excel, арендуйте VDS с запасом памяти под выбранную систему и установите ее через панель управления вроде Hestia. Затем импортируйте базу и неделю работайте параллельно в обеих системах, пока сотрудники не привыкнут. Сразу включите резервное копирование, например FTP backup, в отдельное хранилище.
Особое внимание уделите выбору CRM для сервера:
- EspoCRM. Бесплатно есть сделки на канбан-доске, почта с рассылками, обращения клиентов с порталом, а новые поля создаются в админке. Хватает сервера с 2 ГБ памяти, но отчеты, автоматизация, товары и счета продаются модулями с разовой оплатой.
- SuiteCRM. Отчеты, автоматизация, коммерческие предложения, договоры, счета и клиентский портал входят в бесплатную версию. Нужно от 2 ГБ памяти, но интерфейс устаревший, а обновления лучше сначала проверять на копии.
- Twenty. Без кода создаются свои разделы и поля, синхронизируются почта и календарь, работает автоматизация по триггерам. Ставится через Docker и требует от 4 ГБ памяти.
- Odoo. В бесплатной версии есть CRM, склад, касса, интернет-магазин и счета, а для Новой почты, Prom и Checkbox есть сторонние модули. Нужно от 4 ГБ памяти, а полная бухгалтерия — только в платной версии.
Если у вас небольшая команда и количество процессов, оставайтесь на подписке, где готовые интеграции сэкономят больше, чем свой сервер. Если планируете расширять команду, хотите настроить систему под свои процессы и устали менять тарифы, переходите на собственную CRM, например EspoCRM. Если же в системе работают десятки сотрудников и хранятся гигабайты файлов, сразу выбирайте выделенный сервер.
*на правах рекламы
