Як написати офіційний лист англійською*

Підготовка до написання офіційного листа англійською може стати складним завданням для тих, хто рідко з цим стикається. Особливо, якщо ваш досвід в англійській мові набувався на групових заняттях або індивідуальних курсах, які не стосуються офіційного листування. Але не переживайте, це можливо освоїти, і ми допоможемо вам у цьому.

Незалежно від того, чи пишете ви лист для роботи, освіти чи інших формальних цілей, дотримання певних структурних та стилістичних правил є важливим аспектом процесу. Розгляньмо ключові кроки щодо написання офіційного листа англійською.

Перше, що вам варто знати, – основи англійської мови, які ви можете вивчити, відвідуючи групові або індивідуальні курси англійської мови. Існує безліч переваг групових занять з англійської мови, таких як обмін досвідом із однокурсниками, інтерактивні завдання та багато інших. Однак для тих, хто віддає перевагу індивідуальному підходу, онлайн заняття англійською можуть стати відмінним рішенням.

Тепер поговоримо безпосередньо про написання листа. Найголовніше в офіційному листі – це ясність та лаконічність.

Заголовок (Header)

Почніть лист з ваших контактних даних, включаючи ваше ім’я, адресу та номер телефону. Потім вкажіть дату написання листа. Дата слід розміщувати або ліворуч або праворуч вгорі, під вашими контактними даними.

Адресат (Recipient’s Address)

Вкажіть контактні дані адресата, включаючи ім’я, посаду, назву компанії (якщо застосовується), адресу та поштовий індекс. Намагайтеся отримати точні дані адресата, щоб уникнути помилок.

Привітання (Salutation)

Почніть лист із шанобливого привітання. Якщо ви знаєте ім’я адресата, натисніть “Dear [Ім’я]”. Якщо ім’я невідоме, можна скористатися спільним привітанням, наприклад “To Whom It May Concern”.

Основне повідомлення (Body)

В основній частині листа розмістіть інформацію, яку потрібно передати. Пишіть чітко та лаконічно, розділяючи текст на абзаци для зручного читання. Поясніть мету вашого листа та надайте необхідні деталі.

Також англійською мовою важливо зберігати поважний та діловий тон. Уникайте сленгу, коротких форм та “friendly” обертів в офіційній кореспонденції.

Певні фрази та вирази, такі як “I am writing to…”, “I would like to…”, “Could you please…” часто використовуються в офіційних листах.

Часто використовуються структури типу passive voice (пасивна застава), щоб наголошувати на дії, а не на суб’єкті. Наприклад: “A decision has been made” замість “We made a decision”.

Виходячи з переваг пасивної застави, часто уникають використання першої особи множини (“we”).

А найголовнішим пунктом написання листа це використання або британських, або американських стандартів орфографії та пунктуації. Не змішуйте в одному листі.

Завершення (Closing)

Завершіть лист словами подяки, наприклад, “Thank you for your attention to this matter.” При завершенні листа прийнято використовувати фрази типу “Yours sincerely” (якщо ви знаєте ім’я адресата) або “Yours faithfully” (якщо ім’я невідоме).

Після цього, введіть ваше ім’я під завершальним формулюванням. Якщо лист друкується, залиште місце для ручного підпису.

Перевірка та редагування (Proofreading):

Перед надсиланням листа уважно перевірте його на граматичні та стилістичні помилки. Це допоможе створити гарне враження про вас і вашу організацію.

Дайте прочитати листа іншій людині, яка знає англійську, або скористайтеся спеціальним сервісом для перевірки граматики.

Дотримуючись цих кроків, ви зможете написати офіційний лист англійською мовою, який буде професійним та ефективним з метою комунікації. Важливо пам’ятати, що структура і стиль можуть змінюватися в залежності від конкретного типу офіційного листа і його цілей.

Насамкінець, хочемо відзначити, що лист – це не тільки правила і структура, але і ваш індивідуальний стиль, який розвивається з практикою. Тож не бійтеся помилок, продовжуйте практикуватися і вчитися. Успіхів вам у навчанні англійської мови та написанні офіційних листів!

*на правах реклами