Як оформити пенсію та підтвердити стаж, якщо втрачено документи?

Деякі бюрократичні пережитки минулого продовжують діяти. А як бути тим, чиє підприємство ліквідоване у 90-х, чи переселенцям, які спішно покинули своє житло, тікаючи від війни? Багато хто залишився без документів, а фізичного доступу до архівів уже немає. Але навіть у таких випадках є вихід.

Законодавці передбачили майже всі можливі варіанти. Хоча їх не так вже й просто реалізувати на практиці.

Хто має право на пенсію

Що робити, якщо пенсійний вік є близьким, а з документами є проблеми?

Насамперед потрібно визначитися з правом на пенсію. Припустимо, ми говоримо про звичайну пенсію за віком – найпоширеніший приклад. Наразі пенсія за віком призначається і жінкам та чоловікам при досягненні 60 років.

Щоб піти на пенсію у віці 60 років у 2023 році, потрібно мати не менше 30 років загального стажу. Наступного року вимагатимуть уже 31 рік стажу. Планку таким чином підвищуватимуть і надалі – до 2028 року.

Якщо людина не має сьогодні 30 років стажу, то пенсію призначать у 63 або навіть 65 років (якщо буде підтверджено наявність хоча б 15 років стажу). З цього випливає, що декларація про пенсію визначається передусім наявністю стажу. Нема стажу – немає пенсії. А щоб зрозуміти, як підтвердити стаж у разі втрати документів, потрібно, в принципі, знати, як він зараховується.

Як підтвердити стаж після 2004 року

Абсолютно будь-який стаж, починаючи з 1 січня 2004 року, підтверджується даними персоніфікованого обліку про сплату страхових внесків. Це відомості із реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Дані про офіційну зарплату та сплату страхових внесків усіх людей потрапляють до цього реєстру. Якщо внески із зарплати сплачено до Пенсійного фонду у повному обсязі, то й стаж за відповідні періоди буде автоматично враховано.

Таким чином, за періоди роботи після 2004 року трудова книжка ролі в принципі не грає. Якщо ви втратили цей документ, але офіційно працювали і справно сплачували податки, то стаж врахують на підставі даних, що вже є в Пенсійному фонді. Отже, за стаж умовно з 2004 до 2023 року хвилюватися не варто, навіть якщо трудова втрачена.

Інше питання, якщо внески не сплачувались. Немає внесків – немає стажу, навіть якщо людина старанно працювала і має запис у трудовий. Тут є два варіанти: або змиритися і відмовитися від цього стажу і залишитися без пенсії або добровільно самостійно сплатити страхові внески за роки, що бракують. Інакше кажучи, докупити стаж.

Як підтвердити стаж до 2004 року

Якщо говорити про періоди роботи до 2004 року, то тут досі діють старі правила. Такий стаж потрібно підтверджувати паперовою трудовою книжкою та іншими документами.

Добре тим, хто оформив електронну трудову книжку. Це, по суті, відскановані дані трудової книжки, які в електронному вигляді відправлені до Пенсійного фонду та внесені до відповідного реєстру.

Якщо трудова втрачена, а даних про ваш стаж у Пенсійному фонді ще немає, тоді потрібно шукати інші документи: довідки з місця роботи або з архівних установ. При цьому навчання підтверджується дипломами, служба в армії – військовим білетом тощо. Якщо диплома чи військового квитка немає, потрібно брати довідку з місця навчання і, відповідно, з військкомату (ТЦК).

Якщо трудова втрачена та архівні дані не збереглися, тоді стаж до 2004 року може бути підтверджений на підставі показань свідків. Цей же метод застосовується у випадку, якщо підприємство чи архів перебувають на непідконтрольній Україні території, або вони постраждали під час бойових дій. Це безпосередньо стосується переселенців. Опитуванням свідків опікуються органи Пенсійного фонду. При цьому не менше двох свідків повинні знати заявника щодо спільної роботи та мати власні документи за відповідний період роботи.

Як підтверджується пільговий стаж

З пільговим стажем, що дає право на дострокову пенсію, складніше. Річ у тім, що навіть наявність трудової книжки для цього зазвичай недостатньо. Як правило, для визначення права на пільгову пенсію слід надати з підприємства довідку, яка уточнює пільговий характер роботи.

Свідків для пільгового стажу недостатньо

Саме для внутрішньо переміщених осіб зроблено послаблення. Їм такий стаж може підтверджуватись вже згаданими даними персоніфікованого обліку (без надання уточнюючої довідки). Але шкідливий стаж за період до 2004 року без документів підтвердити практично неможливо.

І хоча урядовець останнім часом внесло ряд змін до законодавства, це питання так і залишилося невирішеним. Адже саме з Донбасу переселилося багато металургів, шахтарів та інших людей, які працювали на шкідливому виробництві. Доступу до шахт і заводів тепер немає, а деякі архіви на підприємствах зовсім знищені в ході бойових дій.

Комісія з підтвердження пільгового стажу

Водночас слід знати, що при обласних управліннях Пенсійного фонду України діють комісії із підтвердження пільгового стажу. Вони за певних умов можуть підтвердити наявність шкідливого стажу, якщо підприємство ліквідовано. Але для цього на комісію потрібно надати хоч якісь документи, що підтверджують періоди такої роботи і хоча б опосередковано підтверджують її пільговий характер.

Крім того, на зазначених комісіях можна підтвердити звичайний стаж, якщо людина, яка працювала до 2004 року на тимчасово окупованій території, має виправлення або неточність у трудовій книжці. Ця додаткова норма запрацювала з 2021 року і також передбачає наявність показань свідків, як і в деяких інших випадках, описаних вище.

Як підтвердити заробітну плату?

Пенсію можуть призначити без даних про зарплату. Але розмір пенсії у такому разі однозначно буде мінімальним. Щоб пенсію збільшити, важливо підтвердити не лише більше стажу, а й наявність хорошої зарплати.

За законом, для розрахунку пенсії обов’язково враховується вся зарплата за періоди роботи з 1 липня 2000 року до моменту призначення пенсії. Ці дані, як сказано вище, теж беруться із системи персоніфікованого обліку. Якщо людина щонайменше 5 років легально працювала після зазначеної дати, то зарплату врахують автоматично без жодних довідок.

За бажання призначення пенсії можна також самостійно подати довідку про зарплату за будь-які 5 років поспіль до 2000 року. Це також потрібно зробити, якщо стаж після 2000 менше ніж 5 років. Такі довідки беруться за місцем роботи або в архіві. Важливо, щоб збереглися первинні документи, які потім буде зобов’язаний перевірити Пенсійний фонд. Це можуть бути, наприклад, особові рахунки, на підставі яких нараховано зарплату.

Бувають ситуації, коли офіційного стажу після 1 липня 2000 року немає, а зарплату до цієї дати неможливо підтвердити документально взагалі за жодні періоди роботи. На такий випадок діє постанова Кабінету Міністрів від 5 липня 2006 року №919, якою затверджено порядок визначення зарплати для призначення пенсії у разі втрати документів щодо її нарахування.

Залежно від ситуації порядок передбачає три варіанти вирішення проблеми. Якщо первинні документи про зарплату не збереглися, то при призначенні пенсії можна врахувати:

• розмір середньої заробітної плати за відповідною професією (посадою) на вказаному підприємстві;
• мінімальну тарифну ставку (посадового окладу) за відповідною чи аналогічною професією (посадою);
• мінімальну заробітну плату країною за відповідний період.

Цей порядок застосовується досить рідко, оскільки найчастіше людина таки може надати зарплату хоч за якийсь період роботи. Тим більше якщо ми говоримо про призначення пенсії сьогодні, то очевидно, що у більшості людей таки є хоч якийсь офіційний стаж і зарплата, починаючи з 1 липня 2000 року. Але якщо іншого виходу немає, то, звичайно, краще скористатися зазначеним порядком і врахувати при розрахунку пенсії хоча б мінімальну зарплату до 2000 року, ніж врахувати лише стаж.

---

Здійснено за підтримки Асоціації «Незалежні регіональні видавці України» та WAN-IFRA в рамках реалізації проєкту Хаб підтримки регіональних медіа. Погляди авторів не обов’язково збігаються з офіційною позицією партнерів
Читайте також:

• Пенсії за кордоном: чи можливі виплати під час переїзду в іншу країну?
• Пенсії у 2023 році: які зміни на нас чекають?
• Військові пенсії: що змінилося та які плани на майбутнє?