Безбумажный документооборот – актуальные преимущества

Одной из основ обеспечения эффективности любого бизнеса является система документооборота. Безбумажный документооборот – система организации работы с документами, когда все операции с ними производятся в электронном виде.

 На сегодняшний день современные технологические новшества позволяют организовать безбумажный обмен документами практически на каждом предприятии, однако в связи с несовершенством законодательства на практике электронные документы выступают пока всего лишь дубликатами бумажных документов. Сейчас  бумажный документооборот  необходим для того, чтобы соблюсти определенные нормы  законодательства в различных областях деятельности, в т.ч. и в бухгалтерском учете. Заверенный бумажный документ до сих пор выступает как  основное средство удостоверения определенных фактов.

Юридическую достоверность электронному документу обеспечивает электронно-цифровой подпись, которая представляет собой  механизм, позволяющий доказать, что автор электронного документа является именно тем лицом, за кого он себя выдает, а также свидетельствует о том, что в процессе пересылки в  документе не были произведены  изменения.

Преимущества работы с электронными документами:

• Легкость и простота внесения изменений в документ;
• высокая скорость передачи информации и охват единовременно большого  количества адресов;
• использование  заготовленных шаблонов;
• Возможность размещать в документе кроме текста еще  и мультимедийные данные;
• экономия бумаги;
• высокая компактность архивов;
• легкость в  поиске и извлечении информации;
• защита документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации;
• полный контроль над документооборотом;
• Значительно меньшие затраты на перестройку документооборота в случае изменения форм отчетности;
• Снижение количества служб, занимающихся работой с документами;

Внедрение безбумажных технологий  и электронного документооборота актуально особенно в тех случаях, когда:

• существует территориальная удаленность между  субъектами  бизнеса;

• в короткие сроки невозможно найти нужный документ;

• бумажный документ утрачен или потерян;

• большие сроки согласования документов;

• большие финансовые расходы на печать,  хранение и пересылку и бумажных документов;

Для тех, кто решится использовать такую систему документооборота стоит в первую очередь подумать о том, что  данная система должна быть внедрена  разово и глобально, хотя и с учетом развития на перспективу.

 Для этого вам следует обратиться к компаниям, предлагающим  готовые комплексные решения, одно из которых будет подобрано и модифицировано под условия работы  вашего  предприятия и его внешних контактов.

Автор: Внештатный журналист