Своя CRM для малого бізнесу: коли варто розглянути альтернативу передплаті

Так настає момент, коли вигідніше встановити CRM на VDS сервер, де ви платите за ресурси, а не кількість співробітників. Головне — вчасно помітити ознаки, коли варто розглянути альтернативу передплаті та перенести базу без зупинки продажів.

Чим своя CRM відрізняється від передплати

CRM за підпискою — це онлайн-сервіс, до якого співробітники заходять через браузер або мобільний додаток, а сама програма та база клієнтів працюють на серверах розробника. CRM на власному сервері – це програма, яку встановлюють на орендований VDS та відкривають у браузері за адресою вашої компанії, наприклад, crm.вашдомен.ua. Ключова відмінність: у першому випадку ви платите за доступ до чужого сервісу, а в другому — за потужності, на яких працює ваша система.

Так бізнес отримує відразу низку вигод:

• вартість залежить від ресурсів сервера, а не від числа користувачів;
• база зберігається у вас, і вивантажити її можна будь-якої миті;
• поля, етапи операцій та права доступу налаштовуються під ваш процес;
• кількість замовлень та контактів обмежує лише об’єм диска;
• умови роботи не змінюються за рішенням постачальника.

Головна перевага передплати – простота. Інтеграції з Новою поштою, Prom, Rozetka, Checkbox та месенджерами підключаються в пару кліків, а оновлення та резервні копії робить розробник, але за кожен модуль, канал чи співробітника доводиться платити. Власний сервер вимагає більше уваги: ​​систему потрібно встановити, вчасно оновлювати, налаштувати бекапи і доступи, а інтеграції підключати через API або сервіси автоматизації. Зате ви самі вирішуєте, яку програму використовувати, як організувати процеси і скільки людей працюватиме в ній.

Коли підписка починає гальмувати бізнес

Поки в команді 1-3 особи, хмарна CRM дозволяє швидко розпочати роботу та недорого вести клієнтську базу. Труднощі з’являються, коли починають зростати штат, обсяг замовлень та каналів або складність процесів.

Так поступово з’являється ряд ознак, коли слід переходити на CRM на віртуальному сервері:

• кожен новий співробітник помітно збільшує щомісячний рахунок;
• доводиться більше платити за месенджери, звіти чи автоматизацію;
• ви регулярно доплачуєте за перевищення ліміту замовлень;
• ваш процес не укладається у стандартну вирву;
• доступ до API є лише у найстаршому тарифі;
• вам важливо самим контролювати клієнтську базу.

У такі моменти достатньо порахувати витрати на рік уперед, враховуючи майбутнє зростання команди та нові інструменти. Потім порівняйте їх із вартістю VDS, а якщо в команді працюватимуть десятки співробітників — орієнтуйтеся на виділений сервер, при оренді якого всі ресурси належать тільки вашому бізнесу. Якщо навіть з урахуванням часу на встановлення та обслуговування своя CRM виходить дешевше, має сенс починати переїзд.

Як перейти на свою CRM без зупинки продажів

Переїзд краще проводити поступово, не відключаючи поточний сервіс. Вивантажте клієнтів та угоди із нинішньої CRM у CSV або Excel, орендуйте VDS із запасом пам’яті під обрану систему та встановіть її через панель керування на кшталт Hestia. Потім імпортуйте базу та тиждень працюйте паралельно в обох системах, доки співробітники не звикнуть. Відразу увімкніть резервне копіювання, наприклад FTP backup, в окреме сховище.

Особливу увагу приділіть вибору CRM для сервера:

• EspoCRM. Безкоштовно є угоди на канбан-дошці, пошта з розсилками, поводження клієнтів з порталом, а нові поля створюються в адмінці. Вистачає сервера з 2 ГБ пам’яті, але звіти, автоматизація, товари та рахунки продаються модулями з разовою оплатою.
• SuiteCRM. Звіти, автоматизація, комерційні пропозиції, договори, рахунки та клієнтський портал входять у безкоштовну версію. Потрібно від 2 ГБ пам’яті, але застарілий інтерфейс, а оновлення краще спочатку перевіряти на копії.
• Twenty. Без коду створюються свої розділи та поля, синхронізуються пошта та календар, працює автоматизація за тригерами. Ставиться через Docker та вимагає від 4 ГБ пам’яті.
• Odoo. У безкоштовній версії є CRM, склад, каса, інтернет-магазин та рахунки, а для Нової пошти, Prom та Checkbox є сторонні модулі. Потрібно від 4 ГБ пам’яті, а повна бухгалтерія лише у платній версії.

Якщо у вас невелика команда та кількість процесів, залишайтеся на підписці, де готові інтеграції заощадять більше, ніж ваш сервер. Якщо плануєте розширювати команду, хочете налаштувати систему під свої процеси та втомилися змінювати тарифи, переходьте на власну CRM, наприклад EspoCRM. Якщо в системі працюють десятки співробітників і зберігаються гігабайти файлів, відразу вибирайте виділений сервер.

*на правах реклами