Своя CRM для малого бизнеса: когда стоит рассмотреть альтернативу подписке

Так наступает момент, когда выгоднее установить CRM на VDS сервер, где вы платите за ресурсы, а не за количество сотрудников. Главное — вовремя заметить признаки, когда стоит рассмотреть альтернативу подписке, и перенести базу без остановки продаж.

Чем своя CRM отличается от подписки

CRM по подписке — это онлайн-сервис, в который сотрудники заходят через браузер или мобильное приложение, а сама программа и база клиентов работают на серверах разработчика. CRM на собственном сервере — это программа, которую устанавливают на арендованный VDS и открывают в браузере по адресу вашей компании, например crm.вашдомен.ua. Ключевое отличие: в первом случае вы платите за доступ к чужому сервису, а во втором — за мощности, на которых работает ваша собственная система.

Так бизнес получает сразу ряд выгод:

• стоимость зависит от ресурсов сервера, а не от числа пользователей;
• база хранится у вас, и выгрузить ее можно в любой момент;
• поля, этапы сделок и права доступа настраиваются под ваш процесс;
• количество заказов и контактов ограничивает только объем диска;
• условия работы не меняются по решению поставщика.

Главное преимущество подписки — простота. Интеграции с Новой почтой, Prom, Rozetka, Checkbox и мессенджерами подключаются в пару кликов, а обновления и резервные копии делает разработчик, но за каждый модуль, канал или сотрудника приходится платить. Собственный же сервер требует больше внимания: систему нужно установить, вовремя обновлять, настроить бекапы и доступы, а интеграции подключать через API или сервисы автоматизации. Зато вы сами решаете, какую программу использовать, как организовать процессы и сколько людей будет в ней работать.

Когда подписка начинает тормозить бизнес

Пока в команде 1-3 человека, облачная CRM позволяет быстро начать работу и недорого вести клиентскую базу. Трудности появляются, когда начинают расти штат, объем заказов и каналов или сложность процессов.

Так постепенно появляется ряд признаков, когда уже следует переходить на CRM на виртуальном сервере:

• каждый новый сотрудник заметно увеличивает ежемесячный счет;
• приходится больше платить за мессенджеры, отчеты или автоматизацию;
• вы регулярно доплачиваете за превышение лимита заказов;
• ваш процесс не укладывается в стандартную воронку;
• доступ к API есть только в старшем тарифе;
• вам важно самим контролировать клиентскую базу.

В такие моменты достаточно посчитать расходы на год вперед, учитывая будущий рост команды и новые инструменты. Затем сравните их со стоимостью VDS, а если в команде будут работать десятки сотрудников — ориентируйтесь на выделенный сервер, при аренде которого все ресурсы принадлежат только вашему бизнесу. Если даже с учетом времени на установку и обслуживание своя CRM выходит дешевле, имеет смысл начинать переезд.

Как перейти на свою CRM без остановки продаж

Переезд лучше проводить постепенно, не отключая текущий сервис. Выгрузите клиентов и сделки из нынешней CRM в CSV или Excel, арендуйте VDS с запасом памяти под выбранную систему и установите ее через панель управления вроде Hestia. Затем импортируйте базу и неделю работайте параллельно в обеих системах, пока сотрудники не привыкнут. Сразу включите резервное копирование, например FTP backup, в отдельное хранилище.

Особое внимание уделите выбору CRM для сервера:

• EspoCRM. Бесплатно есть сделки на канбан-доске, почта с рассылками, обращения клиентов с порталом, а новые поля создаются в админке. Хватает сервера с 2 ГБ памяти, но отчеты, автоматизация, товары и счета продаются модулями с разовой оплатой.
• SuiteCRM. Отчеты, автоматизация, коммерческие предложения, договоры, счета и клиентский портал входят в бесплатную версию. Нужно от 2 ГБ памяти, но интерфейс устаревший, а обновления лучше сначала проверять на копии.
• Twenty. Без кода создаются свои разделы и поля, синхронизируются почта и календарь, работает автоматизация по триггерам. Ставится через Docker и требует от 4 ГБ памяти.
• Odoo. В бесплатной версии есть CRM, склад, касса, интернет-магазин и счета, а для Новой почты, Prom и Checkbox есть сторонние модули. Нужно от 4 ГБ памяти, а полная бухгалтерия — только в платной версии.

Если у вас небольшая команда и количество процессов, оставайтесь на подписке, где готовые интеграции сэкономят больше, чем свой сервер. Если планируете расширять команду, хотите настроить систему под свои процессы и устали менять тарифы, переходите на собственную CRM, например EspoCRM. Если же в системе работают десятки сотрудников и хранятся гигабайты файлов, сразу выбирайте выделенный сервер.

*на правах рекламы